Hinweisgebersystem

Implementieren Sie ein effektives Hinweisgebersystem - mit PRO HONORE e.V. als externer Hinweisgeberstelle!

Mit einem Hinweisgebersystem eröffnet Ihr Unternehmen einen Kanal für vertrauliche Kommunikation: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aller Hierarchieebenen können einen neutralen externen Ansprechpartner (Ombudsmann) kontaktieren und begründete Anhaltspunkte für Straftaten, unzulässige Geschäftspraktiken oder gravierendes Fehlverhalten mitteilen.

Hinweisgebersysteme sind ein wichtiger Baustein für funktionsfähige Compliance-Systeme. Hinweisgeber nehmen eine zentrale Rolle ein: Sie decken Wirtschaftskriminalität und Korruption auf und helfen so ihrem Unternehmen Fehler aufzudecken und künftig zu vermeiden. Dabei garantiert PRO HONORE e.V. den Schutz der Quelle: Kenntnis von eingehenden Hinweisen erhalten nur Rechtsanwälte, die berufsrechtlich zur Verschwiegenheit verpflichtet sind.

Die EU-Hinweisgeberrichtlinie zum Schutz von Hinweisgebern (EU 2019/1937) ist am 16.12.2019 in Kraft getreten und ist bis Ende 2021 in nationales Recht umzusetzen. Die EU-Hinweisgeberrichtlinie begründet eine Reihe von neuen und komplexen Pflichten für Unternehmen. Lesen Sie hier mehr zu den neuen Verpflichtungen.

Obwohl die Mitgliedstaaten bis Mitte Dezember 2021 Zeit haben, die Richtlinie in nationales Recht umzusetzen, sollten Unternehmen frühzeitig mit der Umsetzung der Pflichten beginnen.

Die Organisation und Umsetzung eines Hinweisgebersystems erfordern Zeit, rechtliches und technisches Know-how. Unternehmen sollten möglichst frühzeitig prüfen, welche Strukturen für sie geeignet sind und mit der Einrichtung eines Hinweisgebersystems beginnen. Denn wenn ein Hinweisgeber keine geeigneten Meldekanäle im Unternehmen vorfindet, darf er sich direkt an die zuständige Behörde oder sogar die Öffentlichkeit wenden. Dieses Vorgehen widerspräche den Interessen des Unternehmens. Geeignete interne Meldekanäle sind daher unabdingbar.

Auch nach der Einrichtung eines Hinweisgebersystems entsteht mit der Einhaltung der den Unternehmen auferlegten Pflichten ein nicht zu unterschätzender rechtlicher und personeller Aufwand.

Gerne übernimmt PRO HONORE e.V. diese Aufgabe für Sie. Sprechen Sie uns an!

Rechtliche Grundlagen

Gesetzliche Verpflichtungen zur Einrichtung und Unterhaltung von Hinweisgebersystemen bestehen auf nationaler wie internationaler Ebene.

Nationale Regelungen

In Deutschland sehen unterschiedliche gesetzliche Regelungen die Einrichtung und Unterhaltung von unternehmensinternen Prozessen vor, die es Mitarbeitern und Dritten ermöglichen, rechtswidriges Verhalten unter Wahrung der Vertraulichkeit ihrer Identität zu melden. Entsprechende Regelungen finden sich etwa im KWG, WpHG, VAG, KAGB, BörsG, FinDAG oder GWG.

Daneben entsteht aus dem Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) - abhängig von der Unternehmensgröße und Risikoexposition - eine faktische Verpflichtung zur Einrichtung von Hinweisgebersystemen (4.1.3 DCGK).

Weiterhin lassen sich Compliance-Systeme und mit ihnen verbunden Hinweisgebersysteme als Argument bei der Reduzierung von Haftungsrisiken anführen. Dies gilt insbesondere für die Vermeidung von Inanspruchnahmen wegen der Verletzung von Aufsichtspflichten gemäß § 130 OWiG.

EU-Hinweisgeberrichtlinie

Mit der Richtline (EU) 2019/1937 will die Union das Melden von Verstößen in Unternehmen fördern. Einerseits sollen Missstände frühzeitig aufgedeckt und behoben werden, anderseits sollen die Hinweisgeber durch die Meldung keine Diskreditierung fürchten.

Zur Umsetzung sieht die Richtline eine Vielzahl von neuen Pflichten für Unternehmen vor:

  • Geltungsbereich: Unternehmen ab 50 Mitarbeitern oder mit mehr als 10 Mio. Euro Jahresumsatz müssen künftig eine geeignete Hinweisgeberstelle bereitstellen. Für Unternehmen mit 50 bis 250 Mitarbeitern ist zur Umsetzung eine Übergangsfrist von zwei weiteren Jahren vorgesehen; für Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern ist eine solche Übergangsfrist zur Umsetzung nicht vorgesehen. Diese sind ab dem Zeitpunkt der nationalen Umsetzung zur Bereitstellung einer Hinweisgeberstelle verpflichtet.
  • Meldekanäle: Hinweisgeber sollen die Möglichkeit erhalten, Meldungen entweder schriftlich über ein Online-System, einen Briefkasten oder auf dem postalischen Weg abzugeben. Auch die Möglichkeit einer mündlichen Mitteilung über eine Telefonhotline oder ein Anrufbeantwortersystem soll gewährleistet werden. Auf Verlangen des Hinweisgebers soll auch ein persönliches Treffen ermöglicht werden. Unabhängig vom Meldekanal muss die Vertraulichkeit des Hinweisgebers geschützt werden.
  • Datenschutz: Alle personenbezogenen Daten, sowohl die des Hinweisgebers als auch etwaiger anderer Personen, müssen entsprechend der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verarbeitet werden.
  • Datenaufbewahrung: Alle Meldungen inkl. aller Dokumente sind so sicher aufzubewahren, dass sie in einem möglichen gerichtlichen Verfahren als Beweismittel zur Verfügung stehen.
  • Zuständigkeit im Unternehmen: Innerhalb des Unternehmens soll eine Person zum Erhalt und zur Nachverfolgung der Meldungen bestimmt werden. Dies können u.a. sein: Compliance Officer, Personalleiter, Unternehmensjurist, Finanzdirektor, Mitglied des Vorstands oder der Geschäftsführung. Unternehmen können die Bearbeitung von Hinweisen auch auslagern z.B. an einen externen Ombudsmann.
  • Bearbeitungsfristen: Die zuständige Person muss dem Hinweisgeber innerhalb einer Frist von 7 Tagen den Eingang der Meldung bestätigen. Innerhalb einer Frist von 3 Monaten muss der Hinweisgeber über die ergriffenen Maßnahmen, den Stand der Ermittlungen und deren Ergebnis in Kenntnis gesetzt werden.
  • Informationspflichten: Das Unternehmen ist verpflichtet den Mitarbeitern, Zulieferern, Dienstleistern und Geschäftspartner Informationen über den unternehmensinternen Meldeprozess, sowie über die Möglichkeit des alternativen Meldewegs an die zuständige Behörde, bereitzustellen.
  • Sanktionierung: Unternehmen, die das Melden von Missständen vereiteln oder versuchen zu vereiteln sollen sanktioniert werden. Ebenfalls sanktioniert werden sollen Unternehmen, die die Identität des Hinweisgebers nicht vertraulich behandeln oder den Hinweisgeber diskreditieren. Die Art und die Höhe der Sanktionierung legt der jeweilige nationale Gesetzgeber fest.
  • Ausnahmen: Unternehmen, die zwischen 50 und 250 Mitarbeitern beschäftigen, können für den Erhalt und die Ermittlung von Hinweisen auf gemeinsame Ressourcen zurückgreifen. Die gemeinsame Ressource, also die Nutzung einer gemeinsamen Hinweisgeberstelle, unterliegt dabei gleichermaßen der vorgenannten Pflichten. Die Überwachung der Einhaltung der Pflichten obliegt jedem Unternehmen. Im Falle einer Pflichtverletzung wird das Unternehmen ebenfalls sanktioniert.  
Internationale Regelungen

Eine Vielzahl internationaler Gesetze fordert die Einrichtung und Unterhaltung von Compliance-Systemen und damit verbunden Hinweisgebersystemen, welche insbesondere die Anonymität von Hinweisgebern schützen sollen.

Teilweise gelten diese Verpflichtungen nur für Unternehmen mit Geschäftsbeziehungen in den jeweiligen Ländern, teilweise auch darüber hinaus.

Stellvertretend für andere Gesetze können die US-amerikanischen Regelungen im Sarbanes-Oxley Act von 2002 und im Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) von 1977 als Beispiel angeführt werden: Hierdurch werden Unternehmen, die Geschäftsbeziehungen mit Einrichtungen in den USA pflegen, dazu angehalten, ein effektives Compliance-System einzurichten. Dazu zählt auch ein Hinweisgebersystem. Bei einer Nichtbeachtung drohen empfindliche Sanktionen durch Behörden der USA.

Funktionsweise

PRO HONORE e.V. arbeitet als externe Hinweisgeberstelle für Ihr Unternehmen. Dies setzt eine Mitgliedschaft als Compliance-Partner voraus.

Entgegennahme von Hinweisen

Hinweisgeber können über unterschiedliche Kommunikationskanäle mit PRO HONORE e.V. in Kontakt treten.

Hierbei wird stets darauf hingewiesen, dass sich Hinweise auf Wunsch anonymisiert bearbeiten lassen. Ihr Ansprechpartner bei PRO HONORE e.V. ist ein Rechtsanwalt, der berufsrechtlich zur Vertraulichkeit verpflichtet ist.

Sachliche Überprüfung und rechtliche Bewertung

PRO HONORE e.V. überprüft eingegangene Hinweise auf Schlüssigkeit und Glaubwürdigkeit und schließt eine missbräuchliche Verwendung des Hinweisgebersystems aus.

Zur möglichst vollständigen Ermittlung des Sachverhalts können dem Hinweisgeber Rückfragen gestellt werden. Danach erfolgt eine rechtliche Bewertung des Sachverhalts.

Meldung an das Unternehmen

Daraufhin meldet PRO HONORE e.V. den Vorgang beim zuständigen Compliance Officer des betroffenen Unternehmens (alternativ bei der Geschäftsführung).

Der Verein steht dem Unternehmen als Ansprechpartner bei der weiteren Aufklärung zur Verfügung.

Bei anonymen Hinweisen fungiert PRO HONORE e.V. auch als Schnittstelle des Unternehmens zum Hinweisgeber, sofern Rückfragen oder der Bedarf an Kommunikation mit dem Hinweisgeber auftreten.

Prüfung und Handlungsempfehlung

Mit einer abschließenden rechtlichen Bewertung wird das betroffene Unternehmen in die Lage versetzt, weitergehende Schritte einzuleiten (bspw. die Einstellung des Verfahrens, die Änderung interner Prozesse oder die Einleitung rechtlicher Schritte).

Vorteile

Ein effektives Hinweisgebersystem bringt viele Vorteile mit sich, etwa die Vermeidung oder Reduktion rechtlicher und unternehmerischer Risiken, eine bessere Unternehmenskultur oder eine wohlwollende Außendarstellung.

Erschließung von Informationsquellen

Anonymität schafft Vertrauen. Sie senkt nachweislich die Hemmschwelle zur Mitteilung von Fehlverhalten. Dies gilt umso mehr, wenn rechtswidrige Handlungen im näheren betrieblichen Umfeld des Hinweisgebers stattgefunden haben.

Durch die Zusicherung von Anonymität und ein effektives System zur Einhaltung dieser Zusicherung gelangt ein Unternehmen an Hinweise, die sonst - zumeist wegen der Furcht vor negativen Konsequenzen - unterblieben wären. Es erschließt sich neue Informationsquellen, die einen wertvollen Beitrag zu einer compliance-orientierten Unternehmensführung leisten können.

Vermeidung rechtlicher Risiken

Hinweisgebersysteme sind ein wichtiger Baustein für effektive Compliance-Systeme. Solche Systeme helfen dabei, rechtliche Risiken zu minimieren. Dies gilt etwa für die Inanspruchnahme wegen der Verletzung von Aufsichtspflichten gemäß § 130 OWiG: Bei der Beurteilung von Pflichtverletzungen kann der Verweis auf ein bestehendes Compliance-System als gewichtiges Argument angesehen werden.

Noch entscheidender als die nachträgliche Reduzierung rechtlicher Risiken ist ihre Vermeidung im Vorwege: Von der Einführung eines professionellen Hinweisgebersystems geht eine erhebliche Abschreckungswirkung aus. Ein erhöhtes Entdeckungsrisiko mag nicht jedwede Form von Wirtschaftskriminalität unterbinden, aber sicherlich in einer Vielzahl von Fällen dafür sorgen, dass überhaupt keine rechtswidrigen Handlungen begangen werden.

Vermeidung unternehmerischer Risiken

Durch ein Hinweisgebersystem erlangt die Geschäftsführung möglichst frühzeitig Kenntnis von Fehlentwicklungen. Sie kann agieren statt nur zu reagieren und wird zur Herrin des Verfahrens, die Ermittlungen aktiv steuern kann. Dieser Umstand hilft dabei, unternehmerische Risiken durch das Fehlverhalten einzelner Mitarbeiter zu vermeiden oder zumindest zu verringern.

Daneben entsteht ein wirtschaftlicher Nutzen durch die mögliche Geltendmachung etwaiger Schadensersatzansprüche gegen die Täter von Eigentums-, Vermögens-, Vorteilsannahme- und Bestechungsdelikten.

Ein Hinweisgebersystem erhöht zudem die Entdeckungsgefahr für rechtswidrig handelnde Mitarbeiter eines Unternehmens und entfaltet eine Abschreckungswirkung, welche zumindest manche Delikte und die damit einhergehenden wirtschaftlichen Risiken ganz verhindert.

Verbesserung der Unternehmenskultur

Hinweisgebersysteme und der offene Umgang mit den Gefahren durch Wirtschaftskriminalität und Korruption tragen nachweislich zu einer Verbesserung der Unternehmenskultur bei. Insbesondere der effektive Schutz von Hinweisgebern durch das Angebot der Anonymität signalisiert unternehmensintern wie -extern das Bewusstsein und den Problemfokus der Geschäftsführung.

Positive Außendarstellung

Einrichtung und Unterhaltung eines Hinweisgebersystems als zentraler Bestandteil eines Compliance-Systems betonen gegnüber den Geschäftspartnern wie auch gegnüber der Öffentlichkeit die Bereitschaft eines Unternehmens "nach den Regeln zu spielen". So wird gerade bei Geschäftspartnern Vertrauen in die unternehmerische Vorgehensweise erzeugt. Gleiches gilt für eine transparente und offene Darstellung in der Öffentlichkeit.

Weiterhin wirkt sich die Existenz eines Hinweisgebersystems positiv auf die Arbeitnehmerpflicht zu Loaylität und Vertraulichkeit auch im Rahmen von Interessenkonflikten aus. Die europäische Rechtsprechung verpflichtet Arbeitnehmer bei Kenntniserlangung von einer rechtswidrigen Handlung zunächst an den Vorgesetzten oder eine andere geeignete betriebliche Stelle heranzutreten. Erst wenn dieser Schritt keine Wirkung zeigt, darf als ultima ratio der Gang an die Öffentlichkeit gewagt werden.

Erfolgsfaktoren

Effektiver Schutz

Sowohl Hinweisgeber als auch Beschuldigte müssen effektiv geschützt werden. Einerseits durch wirkliche Anonymität und andererseits durch unvoreingenommene interne Untersuchungen.

Qualifizierte Bearbeitung

Die Bearbeitung von Hinweisen muss durch qualifiziertes Personal erfolgen. Dies lässt sich durch einen der Schweigepflicht unterworfenen Rechtsanwalt oder einen adäquat ausgebildeten Chief Compliance Officer gewährleisten.

Interne Kommunikation

Alle Mitarbeiter und ggf. auch der Betriebsrat müssen umfassend über Sinn und Zweck sowie die Benutzung des Systems aufgeklärt werden. Führungsebenen müssen sich zum System bekennen und Compliance zur "Chefsache" machen.

Abgrenzung

Hinweisgebersysteme sind kein "Kummerkasten" für allgemeine Beschwerden. Der Einsatz des Systems muss sich auf Wirtschaftskriminalität und Korruption beschränken.

Ihr Ansprechpartner

PRO HONORE e.V. ist Ihr Ansprechpartner für die Einrichtung eines externen Hinweisgebersystems

Gerne können Sie unverbindlich und kostenfrei Kontakt zu uns aufnehmen. Im Rahmen einer Ersteinschätzung beraten wir Sie zu möglichen Szenarien für die Implementierung eines Hinweisgebersystems in ihrem Unternehmen.

Ihr Ansprechpartner ist Rechtsanwalt Dr. Malte Passarge.

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Dr. Malte Passarge

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Rechtsanwalt

Geschäftsführer